会議の目的を明確にする
意思決定のための会議、意見交換のための打ち合わせ、資料を共有する会議では、適した進行方法が異なります。まずは議題と参加者の役割、会議後に得たい結果を言葉にしてみましょう。
人数と席の配置を考える
参加人数が同じでも、全員が頻繁に発言するのか、説明を中心に進めるのかで、席の並び方は変わります。資料を机に広げる場合は、座席だけでなく作業のための余白も検討するとよいでしょう。
時間帯と準備の時間
会議の開始時刻だけでなく、参加者の到着、資料の準備、片付けまでの時間を含めた計画が必要です。利用できる時間帯は候補となる会場ごとに異なるため、ご希望の時間をあらかじめお知らせください。
必要な設備を整理する
スクリーン、電源、資料配布、オンライン参加など、ご利用予定の機器がある場合は早めに共有してください。必要な機器への対応や持込みの可否は、個別に確認します。
相談前に伝えるとよい情報
開催予定日、開始・終了時刻、参加人数、会議の目的、席の希望、必要な機器が主な確認事項です。まだ決まっていない項目があっても、分かる範囲からご相談いただけます。